Die Kunst der Vereinfachung: Wie man sein Arbeitsleben entkompliziert

Einführung

„Das Leben ist eigentlich ganz einfach, aber wir bestehen darauf, es kompliziert zu machen“, sagte einst Konfuzius. Dieses Zitat trifft ins Schwarze, wenn man bedenkt, wie viele von uns dazu neigen, unser Arbeitsleben zu überladen und komplex zu gestalten. Obwohl es normal ist, verschiedene Aufgaben und Projekte gleichzeitig zu jonglieren, wie Schreiben, Beraten, Reden, Bücher bearbeiten und eBooks bewerben, kann dies oft zu Stress und Überforderung führen.

Die größte Herausforderung ist jedoch nicht unbedingt der volle, abwechslungsreiche Zeitplan, sondern die Art und Weise, wie wir über diesen hektischen Zeitplan nachdenken. Es ist leicht, sich von einer langen To-Do-Liste überwältigen zu lassen und das Gewicht des Ganzen durch alle Teile zu tragen. Dabei besteht die Kunst der Vereinfachung darin, in jedem Moment voll und ganz das zu tun, was gerade getan werden muss. Der rest wird später erledigt.

Erster Schritt zur Vereinfachung: Die Denkweise ändern

Der erste Schritt zur Vereinfachung von irgendetwas beginnt damit, wie wir darüber nachdenken. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass wir uns keine Sorgen machen können, um uns keine Sorgen zu machen. Der effektivste Einsatz eines jeden Moments besteht darin, voll und ganz das zu tun, was wir gerade tun. Der Rest wird später erledigt. Das ist der wichtigste Teil der Vereinfachung.

Es gibt natürlich noch viel mehr zu tun, um die Arbeit zu vereinfachen (was ironisch ist, wenn man bedenkt, dass das Thema Vereinfachung ist). Es folgen einige Empfehlungen für diejenigen, die ihren Arbeitsalltag stressfreier gestalten und vereinfachen möchten:

Tipps zur Vereinfachung des Arbeitslebens

1. Entscheidungen im Einklang mit den eigenen Werten treffen

Es ist viel einfacher, schwierige Entscheidungen zu treffen, wenn man seine Kernwerte kennt – insbesondere gemeinsame Werte innerhalb des Teams – und dann die Optionen gegen diese abwägt. Dies ermöglicht ein Gefühl von Vertrauen bei der Bewältigung von Herausforderungen, was letztendlich Zeit spart und Stress reduziert. Beispielsweise bedeutet der Respekt vor der Aufmerksamkeit der Leser, dass immer klar ist, wann eine potenzielle Partnerschaft abgelehnt werden muss – wenn man nicht persönlich dazu bewegt wird, sie in den Fokus der Leser zu rücken.

2. Proaktiv mit Beschwerden umgehen oder sie loslassen

Gelegentliches Ausdrücken von Frustration kann ein proaktiver Weg sein, Lösungen zu finden. Manchmal ist es jedoch ein Energieräuber, der andere herunterzieht und sowohl Produktivität als auch Kreativität beeinträchtigt. Sparen Sie Ihre Energie, indem Sie sich auf Veränderungen konzentrieren. Wenn es keine Lösung gibt, konzentrieren Sie sich darauf, das zu tun, was Sie gut können. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass Sie sich zu einer praktikablen Lösung hin arbeiten, anstatt sich durch Beschwerden weiter davon zu entfernen.

3. Prioritäten setzen lernen

Es ist wichtig, jeden Morgen mit einer Vorstellung von den drei wichtigsten Prioritäten zu beginnen und diese zuerst zu erledigen. So wird die volle Energie und Aufmerksamkeit den Dingen gewidmet, die am meisten bedeuten, während weniger wichtige Aufgaben für das Ende des Tages aufgehoben werden, mit dem vollen Bewusstsein, dass einige davon möglicherweise nicht erledigt werden. Wenn man für jemand anderen arbeitet, ist es hilfreich, regelmäßig den Vorgesetzten zu fragen: „Was sind die wichtigsten Prioritäten?“ Dann kann man ihm mitteilen, dass man sich verpflichtet, diese nach bestem Können zu erledigen, was bedeuten könnte, dass andere Dinge warten oder neu zugewiesen werden müssen.

4. Zeit begrenzen und dann effizient darin arbeiten

Parkinsons Gesetz besagt, dass die Arbeit sich ausdehnt, um die für ihre Fertigstellung verfügbare Zeit zu füllen. Wenn man sich erlaubt, die ganze Nacht zu arbeiten, wird man wahrscheinlich immer eine Menge zu tun finden. Es ist bemerkenswert, dass, wenn man glaubt, dass man spät arbeiten wird, man tagsüber mehr Pausen macht, um Blogs zu lesen und soziale Netzwerke zu nutzen, weil man weiß, dass man die Zeit hat. Wenn man sich jedoch dazu verpflichtet, abends zu einer bestimmten Zeit etwas Soziales zu tun, arbeitet man davor effektiver.

5. Nein sagen, wenn man die Möglichkeit hat

Es ist großartig, den Kollegen hilfreich zu sein, aber niemand sonst kann den eigenen Zeitplan regulieren. Das mag nicht einfach sein, wenn man wie viele andere das Bedürfnis verspürt, immer ja zu sagen. Aber der einzige Weg, ein Gleichgewicht im Leben zu schaffen, besteht darin, die eigenen Bedürfnisse und Prioritäten zu stellen. Das bedeutet, dass man nicht immer ja sagen kann, wenn jemand eine Meinung zu seinem Blog möchte, sich aber keine Beratung leisten kann. Eine Möglichkeit, die in letzter Zeit angewendet wird, ist das Angebot einer immer noch hilfreichen Alternative – nein, man kann morgen nicht telefonieren, aber ja, man kann innerhalb einer Woche eine oder zwei Fragen per E-Mail beantworten.

6. Bei den eigenen Angelegenheiten bleiben

Es ist wichtig zu erkennen, dass das eigene Geschäft der Bereich der Dinge ist, die man direkt beeinflussen kann, während die Dinge, die man nicht kontrollieren kann, in der Regel die Angelegenheiten anderer sind. Ein Kollege, der zu spät zu einem Meeting kommt, oder ein Chef, der einen Kunden unter Vertrag nimmt, der einen stört – das sind die Angelegenheiten anderer Leute, also ist es eine Verschwendung von Energie, sich darüber Sorgen zu machen. Konzentrieren Sie sich auf die Dinge, die Sie beeinflussen können, und seien Sie dann proaktiv in ihrer Bearbeitung.

7. Den Arbeitsplatz organisieren

Studien zeigen, dass die Arbeitsumgebung einen tiefgreifenden Einfluss auf den Geisteszustand und die Produktivität hat. Wenn man es nicht regelmäßig benutzt und es nicht dabei hilft, die Arbeit effektiver zu erledigen, sollte man es weglegen. Ein paar persönliche Gegenstände können für Komfort sorgen, aber denken Sie an Zen und Unordnung! Der Schreibtisch sollte als Schlafplatz für das Laptop betrachtet werden. Niemand würde mitten in der Nacht von 50 verschiedenen Gegenständen umgeben schlafen wollen – aber eine Box mit Taschentüchern, Handcreme, ein Glas Wasser, eine Buddha-Statue und ein Bilderrahmen auf dem Nachttisch könnten hilfreich sein.

8. Technische Ablenkungen reduzieren

Wir alle scheinen darauf trainiert zu sein, schnell, manchmal sogar sofort, auf alle eingehenden Kommunikationen zu reagieren. Von E-Mails über @Antworten bis hin zu Textnachrichten fühlen wir oft, dass wir auf alles sofort reagieren müssen, als ob es unglaublich dringend wäre. Eine Alternative besteht darin, E-Mail-Benachrichtigungen nur für die Personen einzurichten, auf die man sofort reagieren muss – den Chef oder einen wichtigen Kunden – und den Rest warten zu lassen. Wir arbeiten besser, wenn wir uns erlauben, einen Flow-Zustand zu erreichen, und letztendlich ist das der Grund, warum wir tun, was wir tun: weil wir es lieben und uns darin verlieren wollen.

9. E-Mails vereinfachen

Es kann hilfreich sein, E-Mail-Konten zu integrieren, auf alle (oder die meisten) E-Mails in fünf Sätzen oder weniger zu antworten und E-Mails zu festgelegten Zeiten zu überprüfen (anstatt ständig auf den Strom zu reagieren). Auch das Abbestellen von Blogs oder Newslettern, die keine Informationen liefern, die regelmäßig im eigenen Leben angewendet werden, kann hilfreich sein. Wenn man es liest, aber es nicht inspirierend genug ist, um in Aktion umgesetzt zu werden, ist es nicht wert, konsumiert zu werden.

10. Einzelaufgaben bewältigen

Es wurde kürzlich eine Analogie gelesen, dass effektives Leben wie das Fahren bei Nacht mit eingeschalteten Scheinwerfern ist: Man kann nur das sehen, was direkt vor einem liegt, aber meistens ist das alles, was man wirklich braucht. Solange wir To-Do-Listen haben, werden wir versucht sein, Dinge schneller zu erledigen. Aber das ist eine trügerisch komplexe Praxis. Je mehr Dinge man gleichzeitig tut, desto weniger Aufmerksamkeit schenkt man jedem Einzelnen.

Schlussfolgerung

Das Vereinfachen des Arbeitslebens ist ein fortlaufender Prozess, der sowohl die Überprüfung der Denkweise als auch die Implementierung praktischer Schritte erfordert. Indem man seine Werte klärt, proaktiv mit Beschwerden umgeht, Prioritäten setzt, die Zeit begrenzt, Nein sagt, wenn es nötig ist, bei den eigenen Angelegenheiten bleibt, den Arbeitsplatz organisiert, technische Ablenkungen reduziert, E-Mails vereinfacht und sich auf Einzelaufgaben konzentriert, kann man einen erheblichen Beitrag zur Vereinfachung des Arbeitslebens leisten. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Vereinfachung nicht von heute auf morgen geschieht, sondern ein fortlaufender Prozess ist, der Geduld und Hingabe erfordert.